Guia com 7 preciosas dicas para adquirir um bom ERP

Guia com 7 preciosas dicas e sinais que sua empresa precisa de um sistema de gestão simples e prático que tornem suas tarefas diárias descomplicadas. Destacamos, alguns pontos que indicam que é hora de buscar um novo ERP para atender as necessidades do mundo moderno e dos novos modelos de negócios e gestão.

1 – Lançamento e Gerenciamento de contas a pagar é complicado e trabalhoso?

Um bom sistema de gestão, tem que facilitar o lançamento de contas a pagar, seja ela uma única conta ou um conjunto de duplicatas a vencer. Podendo ainda fazer o lançamento e pagamento, ou simplesmente deixar cadastrado para pagamentos futuros.

Um bom software de gestão trará tudo automatizado e centralizado. Pois é possível ter relatórios e filtros de contas a pagar por planos de conta, fornecedores, data de vencimentos e lançamento, ter provisão de tudo que tem para ser pago em um determinado período.

O software tem que ter uma forma simples de replicar contas a pagar parceladas, e inclusive facilitar a tarefa de quem executa o pagamento, seja este pagamento de uma única conta ou de um bloco de contas, independente se o valor financeiro para pagar sai do caixa loja, banco, se é com cheque da empresa ou de terceiros, a ponto de vincular o cheque para se ter o controle.

Nem sempre o dinheiro acaba saindo do caixa que foi determinado no momento do lançamento da duplicata, e com isso, o software tem que ser flexível para que no momento do pagamento possa ser alterado de onde está de fato saindo o valor para pagar aquela conta, sem maiores complicações, assim como lançar juros de contas já vencidas.

2 – Parte do processo está dentro do sistema, outra está espalhado em planilhas?

A processo administrativo de uma empresa tem que estar por inteiro dentro do software, nada resolve se ele estiver espalhado: parte no software, parte no papel, parte em planilhas e até mesmo na cabeça do funcionário ou gestor.

Desde a definição de metas, crescimento, tudo tem que estar dentro do software. Para se poder fazer uma boa compra, um bom planejamento, tem que haver integração dos setores através do sistema e o acesso as informações de forma rápida e prática a disposição do gestor, com base nisso, é que todo o cronograma é preparado.

Imagine tudo como um ciclo, planejar, compra e vender, mas com outros pequenos processos no meio desse macroprocesso.

A partir do momento que as metas foram definidas, você deverá fazer um levantamento, pedidos de compras, recebimento destas mercadorias, formação de preços, etiquetar o produto, vender, gerenciar recebimentos e até mesmo idade do produto e promoções pelo sistema, inclusive informações sobre lucratividade.

Seu ERP faz isso para você, ele já está preparado para atender você dentro de suas necessidades, ou seria hora de trocar por uma ferramenta que atenda todas estas questões?

3 – Perde vendas para não ter inadimplência, ou vende e não recebe?

Muitas vezes, o crediário próprio pode ser uma excelente alternativa e um forte canal de vendas para sua empresa, mas por outro lado, não podemos correr o risco de vender e não receber, pois isso seria um desastre total.

O que falta as vezes ao gestor, é um sistema criteriosos para captar, tratar e analisar cada caso e cliente.

Com estas informações em mãos, podemos vender no crediário de forma tranquilo e com risco muito baixo de inadimplência, pois o software deverá ceder ao gerente de crediário, todos os dados para uma análise bem criteriosa e dar limites de compras conscientes e reais de acordo com cada perfil.

Se tudo isso não for ainda um ponto que te convença a ter este canal de vendas ativo em sua empresa, você precisa de software que de fato entregue inovação e praticidade.

Então que tal vender no crediário, e fazer um venda protegida por um seguro, onde se o cliente não pagar pelos motivos que o seguro engloba, o próprio seguro paga a conta dele, e com um detalhe, para cada seguro vendido, sua empresa ganha um comissionamento, ou seja, você vende seu produto, recebe e ainda agrega outros produtos na venda que geram receitas a sua empresa, não deixando perder vendas e te dá uma credibilidade maior com seu bem mais precioso, o cliente.

E caso precise gerenciar rotinas de cobrança, naqueles casos onde de fato houve inadimplência, o ERP deverá dar meios para que esta tarefa seja executada de forma a não atropelar os processos e ainda permitir acordos e renegociações com seus clientes.

Elimine a inadimplência, aumente suas vendas e agregue produtos e qualidades ao trabalho da sua empresa.

4 – Dificuldade em fechar caixa e realizar operações financeiras e movimentações entre caixas?

O caixa da sua empresa tem que ser fiel as somas finais de cada fechamento, caso haja uma falta ou mesmo sobra, houve um erro de lançamento, troco inconsistente, fez transferência para caixa errado, ou seja, de fato não irá bater mesmo e fica claro que houve um erro na manutenção do caixa.

O dinheiro não some na sua empresa, ele será transferido de um caixa para outro ou utilizado para pagamentos. Todo local que se coloca ou retira dinheiro na empresa, é tratado como um caixa no sistema, e todos tem que estar de acordo com os valores somados.

O dinheiro sempre vai para um caixa ou outro, paga-se uma conta ou é retirado para alguma finalidade, até mesmo o banco, mesmo que não haja uma conciliação automática e integrada contratada junto ao banco, se lançadas as movimentações de dinheiro, taxas que o banco cobra, ele irá bater os valores.

O ERP não pode se perder no meio destas movimentações e transações financeiras, é muito importante ter seu plano de conta e fazer os lançamentos corretamente.

Outra segurança que o ERP tem que entregar ao gestor como uma ferramenta importante ao empresário, é o chamado “caixa cego”. Nele o operador apenas informa o quanto entrou de dinheiro, cartão, vales, cheques, boletos e outros, e o software apenas aponta se o valor confere ou não, caso não confira, um responsável pelos operadores de caixa poderá abrir a movimentação, e apurar as transações com o operador e descobrir onde houve o erro e identificar se houve sobra ou falta.

Um bom ERP, tem que trazer segurança e confiança ao empresário que nem sempre estará presente em sua empresa e precisa que o ERP o auxilie diretamente em todas as rotinas administrativas.

 5 – É complicado para emitir nota fiscal eletrônica, e tem que calcular os impostos manualmente?

Seu ERP, além de gerenciar todos os setores de sua empresa, precisa também dar a segurança e praticidade na hora de gerar documentos fiscais.

Com tantas mudanças ocorrendo na receita, o software tem que acompanhar e simplificar a tarefa, para que o empresário fique com a parte apenas do gerenciamento, e não ter que ser um especialista de contabilidade, escrituração fiscal e acabar escravo destas tarefas também.

Para isso, o ERP tem que calcular impostos automaticamente, ter travas que verifica se a tributação utilizada está de acordo com o produto e fazer tudo isso de forma automatizada, sem perdas de tempos.

Além de todos estes processos de geração da nota, o próprio ERP tem que ser o responsável pela transmissão para a SEFAZ do XML e envio aos clientes do XML e DANFE por e-mail direto do ERP.

Os recursos do ERP têm que ir mais além, como: retransmitir, fazer cartas de correção e até mesmo cancelamento da nota gerada.

Uma prática muito utilizada hoje é a entrada de produtos e até mesmo cadastramentos de produtos de forma prática e simples no ERP pelo XML de compra, onde automaticamente é inserido imposto, quantidade, preço de custo, formação de preço e até mesmo cadastramento de novos produtos.

E não se desligue das obrigações e armazenamentos dos XML, pois um bom ERP ainda deve enviar todos os XML de entrada e saída para nuvem, que deve dar a flexibilidade ao contribuinte para acessar de qualquer ponto com internet e a segurança de que tudo ficará armazenado por 5 anos conforme exige a SEFAZ.

ERP integrado com ferramentas em nuvem, trazem muito mais tranquilidade e acessibilidade ao empresário.

6 –  Quanto minha empresa tem de estoque, qual o custo do meu estoque e a situação geral da minha empresa?

Todo gestor precisa ter acesso rápido e confiável a informações de sua empresa, a tudo o que acontece nela de ponta a ponta, afinal, as tomadas de decisões certeiras dependem destas informações.

Muitas vezes perdemos negócios por falta de informação e recursos da ferramenta que adquirimos para gerenciar a nossa empresa. Escolha um ERP que acompanhe as mudanças do mercado e auxilie o gestor para que não perca nenhum de seus negócios, hoje com tanta tecnologia, seu ERP tem que oferecer informações importantes de forma centralizada na palma da sua mão, facilitando a vida do empresário.

Use o ERP a seu favor e extraia dele o melhor para favorecer bons negócios com seus clientes e o crescimento da sua empresa.

7 – Seu ERP acompanha a tecnologia e lhe dá informação online na palma da sua mão?

Qualquer sistema que se preze tem de ter um acesso multiplataforma. Hoje ninguém se utiliza apenas de um servidor local para acessar os seus dados. O mundo digital está na nuvem.

É imprescindível que os seus dados possam ser compartilhados para quantas pessoas forem necessárias dentro da sua empresa.

Ter hoje informações disponíveis a qualquer hora e da forma que você precisa, indiferente se está ou não dentro da sua empresa, é muito importante.

Na hora de adquirir um ERP para sua empresa, pense em quanto seu tempo e a informação da sua empresa são preciosos e precisam estar ao seu alcance o tempo todo e faça a escolha certa, opte por ferramentas que te de apoio, suporte e tenham uma visão do mundo dos negócios atuais e uma boa projeção para acompanhar suas necessidades e avanço da tecnologia para os próximos anos, colocando sua empresa entre as primeiras na liderança do mercado.

Outra forma de expandir seus negócios e faturamento, são os e-commerce. Use o seu ERP para se integrar com uma plataforma de e-commerce, de maneira prática para não sobrecarregar o gestor da empresa na hora de administrar. Afinal, o e-commerce é para melhorar o faturamento de sua empresa e não se tornar um problema e gerar mais uma complicação na hora de administrar seu negócio.

Sua empresa hoje tem que estar onde seu cliente está, ou mesmo alcançar uma área maior de atuação, sem estar presente fisicamente no local, para isso que a tecnologia está ao seu lado.

Estas foram dicas para ajudar a adquirir um ERP eficiente e que supra as necessidades da sua empresa, tornando a tarefa de administrar mais fácil e fazendo com que o gestor tenha mais tempo para inovar e cuidar melhor de seus negócios, aproveitando tudo o que a tecnologia pode te oferecer nos dias de hoje.

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